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Effiziente Prozesse
in der Buchhaltung

Greifen Sie jederzeit auf wichtige Dokumente zu, behalten den Überblick über aktuelle Bewegungen und steuern einfach und effizient den Dokumentenfluss.

Leiterin der Buchhaltung
Highlight #1

Aufwände reduzieren

Internen Aufwand pro Rechnung senken

Highlight #2

Auskunftsbereitschaft

Bei minimalem Aufwand stes alle relevanten Dokumente für Audits bereithalten

Highlight #3

Transparenz

Jederzeit Klarheit über einzelne Rechnungen haben

Die Digitalisierung -
ein Ausblick für Leiter der Buchhaltung - EINFÜHRUNG

Leiter*innen der Buchhaltung repräsentieren eine Schlüsselfigur in vielen Unternehmen. Diese Personen sind in der Regel verantwortlich für die Finanzströme, Budgetierung und allgemeine Buchhaltungsprozesse. Ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen, ist essenziell, um effektive Lösungen und Dienstleistungen anzubieten, die ihren Alltag erleichtern.

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Probleme auf dem Weg der digitalen Transformation

Für Buchhaltungsleiter*innen sind besonders Funktionen relevant, die Effizienz und Genauigkeit steigern. Dazu gehören automatisierte Rechnungsbearbeitung, nahtlose Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen und fortschrittliche Berichterstattungstools. Technische Highlights wie Echtzeit-Datenanalyse und Cloud-basierte Lösungen ermöglichen einen flexiblen und sicheren Zugriff auf Finanzdaten, was für die agilen Arbeitsumgebungen von heute unerlässlich ist.

Unvollständigkeit

Unvollständige Daten und fehlende Dokumente zu Zahlen und Aufgaben

Nachvollziehbarkeit

Unklarer Status bei einzelnen Dokumenten, beispielsweise bei welcher Person die Kreditorenrechnung sich derzeit befindet

Freigaben

Engpässe bei der Prüfung und Freigabe, z.B. durch Urlaub/Krankheit/Abwesenheit oder auch durch nicht vorhandene Dokumente, die für eine Freigabe erforderlich wären (Bestellung/Lieferschein zur Lieferantenrechnung)

Fehleranfälligkeit

Fehler bei der Dateneingabe/-erfassung durch manuelle Aufwände

Skontofristen und überfällige Zahlungen

Überfällige Zahlungen verursachen zusätzlichen Arbeitsaufwand und beeinträchtigen die Lieferantenbeziehungen

Regularien und Komplexität

Zunehmende regulatorische Komplexität erfordert eine höhere Qualifikation der Mitarbeiter

Sie haben Fragen oder möchten weitere Informationen?
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Anforderung #1:
Hohe Verfügbarkeit

Eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet, dass Ihre Dokumente jederzeit und überall im Dokumentenmanagementsystem sicher und schnell zugänglich sind, um den kontinuierlichen Geschäftsbetrieb zu unterstützen.

Anforderung #2:
Zugeschnittener Funktionsumfang

Ein auf eigene Bedürfnisse zugeschnittener Funktionsumfang ermöglicht eine maßgeschneiderte Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens optimal zu erfüllen.

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Anforderung #3:
Remote-Zugriff

Ein Remote-Zugriff bietet flexible und sichere Möglichkeiten, von überall aus auf Ihre Dokumente im Dokumentenmanagementsystem zuzugreifen, was die Produktivität im mobilen und dezentralen Arbeitsumfeld steigert.

Anforderung #4:
Integration in ERP/FIBU

Eine Integration in ERP-oder FiBu-Systeme ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems mit Ihren bestehenden Software-Applikationen, was effizientere Prozesse und verbesserte Datenkonsistenz sicherstellt.

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Anforderung #5:
Intuitive Bedienung

Das Benutzerfreundliche Design unseres Dokumentenmanagementsystems DocuWare garantiert eine schnelle Einarbeitung und effiziente Nutzung im Tagesgeschäft, was die Produktivität steigert und Schulungsaufwände reduziert.

Ziele der Digitalisierung

Für Leiter*innen der Buchhaltung gibt es unterschiedliche Ziele die bei der Digitalisierung oder bei der Auswahl von Software-Applikationen zur Unterstützung einer Digitalisierungsstrategie entscheidend sein können.

Internen Aufwand pro Rechnung senken

Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung kann der interne Aufwand pro Rechnung signifikant reduziert werden. Automatisierte Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen minimieren manuelle Eingriffe, beschleunigen den gesamten Prozess und senken so die Kosten pro Rechnung erheblich.

Bei minimalem Aufwand stets alle relevanten Dokumente für Audits bereithalten
Digitale Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es, alle für Audits relevanten Unterlagen systematisch und sicher zu speichern. Durch Suchfunktionen und automatisierte Archivierungsregeln können notwendige Dokumente schnell und ohne großen Aufwand jederzeit abgerufen werden, was die Auditbereitschaft erheblich vereinfacht.
Jederzeit Klarheit über einzelne Rechnungen haben
Die Digitalisierung bietet umfassende Transparenz über den Status jeder einzelnen Rechnung. Echtzeit-Dashboards und Berichtsfunktionen ermöglichen es, Zahlungsflüsse genau zu verfolgen, offene Posten zu identifizieren und finanzielle Transaktionen präzise zu analysieren. Dies erhöht die Klarheit und ermöglicht es, proaktiv auf Unstimmigkeiten und Verzögerungen zu reagieren.

Die Digitalisierung für Leiter und Leiterinnen der Buchhaltung - FAZIT

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist ein entscheidender Fortschritt für Effizienz, Sicherheit und strategische Agilität. Für Leiter der Buchhaltung bedeutet dieser Schritt weit mehr als nur die Umstellung von Papier auf digitale Formate; es ist eine Transformation, die den Grundstein für eine zukunftsorientierte Finanzverwaltung legt.

Durch die Digitalisierung werden zeitaufwendige manuelle Prozesse minimiert, was nicht nur zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führt, sondern auch die Fehlerquote erheblich reduziert. Die Automatisierung von Routineaufgaben schafft Kapazitäten für strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten, was eine datenbasierte Entscheidungsfindung unterstützt.

Ein zentraler Aspekt der Digitalisierung ist die Verbesserung von Compliance und Datensicherheit. Die digitale Verwaltung von Dokumenten erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und schützt sensible Daten durch fortschrittliche Sicherheitsmechanismen. Zugleich ermöglicht die Digitalisierung einen schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen, was die Transparenz innerhalb der Abteilung und gegenüber Stakeholdern verbessert.

Kurz gesagt, bietet die Digitalisierung der Buchhaltung nicht nur unmittelbare operative Vorteile, sondern positioniert die Abteilung als einen strategischen Partner im Unternehmen, der auf Veränderungen schnell reagieren und fundierte Entscheidungen treffen kann. Die Investition in digitale Technologien ist somit ein entscheidender Schritt zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit und Effektivität der Buchhaltung.

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Kundenstimmen

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profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

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Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

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Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

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Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

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Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

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In unserem neuesten White Paper gehen wir auf die Nutzeneffekte und Vorteile von Schnittstellen und Integrationen ein. Lesen Sie darin, welche Vorteile durch die Nutzung für Ihr Unternehmen entstehen!

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