profor | Posteingang automatisieren und digitalisieren

Highlight #1

Automatismen

Dank Automatismen manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren

Highlight #2

OCR + KI

Nutzen modernster Texterkennung (OCR), kombiniert mit KI für beste Ergebnisse

Highlight #3

Zentralisierung

Konsolidieren sie den kompletten Eingang auf eine einzige E-Mail Adresse

Zufriedene Kunden und Anwender

Der digitale Posteingang - EINFÜHRUNG

Willkommen in der Welt der digitalen Posteingangslösungen, wo Effizienz auf einfache Bedienbarkeit trifft. Unsere Lösung, speziell entwickelt für geschäftige Führungskräfte und Manager, transformiert Ihren traditionellen Posteingang in ein nahtloses, digitales System. Entdecken Sie, wie Sie mit unserer intuitiven Lösung Zeit sparen, die Sicherheit erhöhen und den Workflow Ihres Unternehmens optimieren können. Erleben Sie eine neue Ära des Dokumentenmanagements - smart, sicher und überraschend simpel. Willkommen bei der Zukunft der Postverarbeitung!

Highlights und Funktionen

Mit der OCR-Engine natif.ai heben Sie die Digitalisierung Ihres Posteingangs auf ein neues Level. Diese fortschrittliche Technologie ermöglicht es Ihrem Unternehmen, physische Dokumente schnell und präzise in digitale Formate umzuwandeln. Entdecken Sie, wie natif.ai Ihre Dokumentenverarbeitung effizienter, genauer und zugänglicher macht.

Automatische Klassifizierung eingehender Belege

Ein Kernmerkmal von natif.ai ist die Fähigkeit zur automatischen Klassifizierung aller eingehenden Belege. Diese Funktion nutzt fortschrittliche Algorithmen, um Dokumente nicht nur zu erfassen, sondern auch intelligent nach Kategorien zu ordnen. Ob es sich um Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder andere Arten von Dokumenten handelt – natif.ai identifiziert und sortiert sie automatisch. Dies spart wertvolle Zeit bei der manuellen Dokumentensortierung und verbessert die Effizienz des gesamten Dokumentenverwaltungsprozesses in Ihrem Unternehmen.

Hochentwickelte Texterkennung (OCR)

natif.ai nutzt modernste OCR-Technologie, um Texte aus verschiedenen Dokumentenarten mit hoher Genauigkeit zu erkennen und zu extrahieren. Dies sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Digitalisierung Ihrer eingehenden Post.

Umfangreiche Standard-Modelle und individuelle Anpassung

natif.ai bietet bereits eine breite Palette an vordefinierten OCR-Modellen für gängige Dokumenttypen wie Rechnungen, Lieferscheine und allgemeine Korrespondenz. Diese Modelle sind speziell entwickelt, um die charakteristischen Merkmale dieser Dokumentarten präzise zu erkennen und zu verarbeiten. Zusätzlich bietet natif.ai die Möglichkeit, kundenspezifische Modelle zu entwickeln und anzupassen. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die spezifischen Anforderungen und Dokumentenformate Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, um eine noch effizientere und genauere Dokumentenverarbeitung zu gewährleisten.

Vielseitige Belegerfassung

Egal ob gescannte Papierbelege oder digitale Dateien, die per E-Mail eingehen – natif.ai erfasst und verarbeitet sie alle. Die Engine ist in der Lage, eine Vielzahl von Dokumentenformaten zu erkennen und zu digitalisieren, was eine umfassende Flexibilität bei der Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsdokumente gewährleistet. Dies stellt sicher, dass kein wichtiges Dokument übersehen wird und alle relevanten Informationen effizient in Ihre digitalen Systeme übertragen werden.

Intelligente Datenklassifizierung

Die Engine geht über die reine Texterkennung hinaus und bietet intelligente Klassifizierungsfunktionen. So können Dokumente automatisch nach Typen sortiert und in entsprechende Workflows eingebunden werden, was den Verarbeitungsprozess erheblich beschleunigt.

Automatische Archivierung in DocuWare

Dank bestehender Schnittstellen wird der verarbeitete Belege automatisch im DMS - in unserem Fall in DocuWare - abgespeichert und indexiert.

Einfache Integration in bestehende Systeme

natif.ai lässt sich nahtlos in bestehende Dokumentenmanagementsysteme integrieren. Dies ermöglicht eine reibungslose Implementierung in Ihre bestehende Infrastruktur, ohne die Notwendigkeit kostspieliger Systemumstellungen.

Alle Highlights anzeigen

Klassifikation eingehender Belege

Dank der automatischen Klassifizierung können Sie sämtliche Dokumente an unsere Lösung übergeben - die Sortierung übernimmt das System.

Standard-Modelle + Customizing

Unsere Standard-Modelle erfassen bereits ohne großen Implementierungsaufwand eingehende buchhalterische Belege. Bei speziellen Belegarten können diese problemlos im System angelernt werden.

Mit KI noch mehr rausholen

Optional aktivieren wir innerhalb der Verarbeitung eine Datenverarbeitung durch KI (GPT4 von OpenAI) und lassen die KI weitere Daten auslesen, aufbereiten und bereitstellen.

Vorteile und Nutzeneffekte unserer Posteingangslösung

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung des gesamten Posteingangs?

Zeitersparnis durch Automatisierung

Die automatische Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Dokumenten reduziert manuelle Arbeitsaufwände erheblich. Dies führt zu einer beschleunigten Bearbeitungszeit von Dokumenten und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Verbesserte Datengenauigkeit

Digitale Posteingangslösungen minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe. Durch die Verwendung fortschrittlicher OCR-Technologien und automatisierter Klassifizierungssysteme wird die Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöht, was zuverlässigere Informationen und Entscheidungsgrundlagen bietet.

Erhöhte Sicherheit und Compliance

Digitale Lösungen bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen, wie verschlüsselte Speicherung und Zugriffskontrollen, die den Schutz sensibler Informationen gewährleisten. Zudem erleichtern sie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen.

Optimierter Zugriff und Dokumentenverwaltung

Eine zentrale digitale Posteingangslösung ermöglicht es, Dokumente schnell zu finden und darauf zuzugreifen. Die verbesserte Organisation und Kategorisierung von Dokumenten erleichtert die Suche und erhöht die Effizienz des gesamten Dokumentenmanagements.

Der digitale Posteingang - FAZIT

Die Implementierung einer digitalen Posteingangslösung stellt einen entscheidenden Schritt in der digitalen Transformation Ihres Unternehmens dar.

Mit der Einführung effizienter, genauer und sicherer Verarbeitungsmechanismen sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern steigern auch die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Die Vorteile reichen von Zeitersparnis durch Automatisierung über verbesserte Datengenauigkeit und erhöhte Sicherheit bis hin zu optimiertem Dokumentenzugriff und -verwaltung.

Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern stärkt auch Ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalisierten Markt.

Kurz gesagt, die Investition in eine digitale Posteingangslösung ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Kundenstimmen

Viele Kunden vertrauen uns. Lesen Sie, warum.

profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

White Paper Schnittstellen

In unserem neuesten White Paper gehen wir auf die Nutzeneffekte und Vorteile von Schnittstellen und Integrationen ein. Lesen Sie darin, welche Vorteile durch die Nutzung für Ihr Unternehmen entstehen!

White Paper öffnen

profor software GmbH
ERP- und DMS-Lösungen für den Mittelstand

ADRESSE:

Zentrale:
Gewerbering 10-14 | 25469 Halstenbek

Niederlassung München:
Emmy-Noether-Straße 2 | 85221 Dachau

TELEFON:

+49 4101 80 99 200

E-MAIL:

info@profor-software.de

WEB:

www.profor-software.de

Automatisierung am Posteingang