Integration in Microsoft Teams
In unserer heutigen Zeit setzen Unternehmen stark auf digitale Kommunikation und standortübergreifende Integration von Mitarbeiter:innen. In vielen Fällen wird auf das Produkt „Microsoft Teams“ gesetzt. Durch die Nutzung der Integration von DocuWare erhöhen Sie die Mehrwerte des DMS und binden dieses ins Communication Tool mit ein.
In Microsoft Teams werden Dateien und Dokumente häufig wahllos in Kanälen und Chats gepostet und sind später nur schwer wiederzufinden. Auf diese Dateien kann zusammen mit anderen Geschäftsdokumenten und E-Mails zugegriffen werden, indem sie in DocuWare aufbewahrt werden, wo sie strukturiert an einem einzigen Ort aufbewahrt werden.
Vorteile der Nutzung von DocuWare in Kombination mit Microsoft Teams:
- Rechtssichere Archivierung und Ablage von geschäftsrelevanten Dokumente
- Ein zentraler Ort als Datenspeicher
- Schneller zu finden dank Metadatensuche und/oder Volltext-Engine
- Verfügbares Berechtigungskonzept kann Zugriffe wahlweise einschränken
- Bereit zur Nutzung mit weiteren Business Workflows
- Bereitstellung für weitere Drittsysteme
Die Funktionen im Überblick:
- Direkt aus Microsoft Teams Dokumente final in DocuWare archivieren
- Über den DocuWare Web Client archivierte Dokumente in Microsoft Teams teilen (z.B. als Link)
Mit DocuWare Connect to Teams können Sie die Möglichkeiten der Messaging- und Kommunikationsplattform Microsoft Teams erweitern. Hier einige gängige Beispiele für das Zusammenspiel der beiden Anwendungen:
Mehrere Mitarbeiter arbeiten in Microsoft Teams gemeinsam an einem Vertragsentwurf. Die endgültige Version wird im Archiv gespeichert.
- Sie archivieren das Angebot eines Lieferanten und stellen es der Projektgruppe in Microsoft Teams über einen DocuWare Link zur Verfügung.
- Sie laden die beteiligten Mitarbeiter zur Bearbeitung eines archivierten Dokuments ein, indem Sie den Link in einem Teams-Kanal freigeben. Dort können alle Mitglieder das Dokument im DocuWare-Viewer öffnen und gleichzeitig in Office für das Web (Office 365) bearbeiten. Freigegebene Dokumente bleiben in Microsoft Teams durch die in DocuWare definierten Berechtigungen geschützt.
- Während einer Besprechung mit einem Kunden stellt Ihr Gesprächspartner weitere Projektdokumente über den Chat zur Verfügung. Sie archivieren die Dokumente noch während des Meetings sicher in DocuWare und machen sie allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich.
